海外と仕事をするときに避けては通れない英文メール。
顔が見えないコミュニケーションだからこそ、誤解が内容に伝えたいものですよね。
今回はそんな英語でのビジネスメールで最低限押さえておきたいポイントを解説します。
英語でビジネスメールを送る際の注意点
まず最初にビジネスメールを送る際に注意すべき点を解説します。
ビジネスメールで特に気を付けるべきなのが以下の3点です。
- 基本的なフォーマットに合わせる
- 目的を明確にし、簡潔に書く
- あくまでもビジネスメールであることを意識
基本的なフォーマットに合わせる
日本のビジネスメールも同様ですが、英語のビジネスメールも基本的なフォーマットが決まっています。
- 書き出し
- 相手への気遣いの言葉
- 本題
- メールを送った目的
- 相手への依頼事項
- 結びの言葉
上記が、基本的なフォーマットです。もちろん内容によっては省略や加筆も必要ですが、まずはこのフォーマットが基本となることは覚えておきましょう
目的を明確にし、簡潔に書く
まずは、最初に目的を明確にしましょう。
だらだらと長文を書くのはミスコミュニケーションにもつながりますので避ける必要があります。「目的」と「理由」を明確にしたうえで、相手への「依頼」を簡潔にまとめます。
その際に、番号やアルファベット、インデントを使い視覚的にわかりやすくすると親切です。
また、コロンやセミコロンを正確に使うことで、わかりやすい文章を作ることもできます。
コロンは、日本語の「つまり」や「イコール」を意味し、「Title: 〇〇〇（タイトル）」のように使います。セミコロンは、カンマとピリオドの中間の扱いで、関連の強い二文を区切る時に使います。
I am out of office; I have limited access to my mail.
(外出しておりますので、メールのチェックがあまりできません)
また、依頼をする場合には、その依頼をいつまでに欲しいのかの期日をしっかりと記載し、太字にして目立つようにしましょう。
あくまでもビジネスメールであることを意識
ビジネスメールであることをしっかりと意識して文章を作成しましょう。
友人などとメールのやり取りをする際は、フランクに、Pleaseをplz、Thank youをThxなどと略して書いたり、スラングなどを使うこともあるかもしれません。
しかし、これも日本語でのビジネスメールと同様ですが、英文ビジネスメールの場合でも、略語やスラングは避けます。
そして送信前には、誤字脱字、わかりにくい表現などがないかをしっかりと見直してから送るのが大切です。
英語ビジネスメールの書き出し
次に、もっともよく使う書き出し部分について解説します。
社外向けメール
英語メールの書き出しは一般的に「Dear」「Hi」「Hello」が良く使われます。
ビジネスメールで社外の人に場合には「Dear」を使うのが良いでしょう。「Dear 〇〇（ファーストネーム）,」と最後にコロンを付けます。
男性の場合「Mr.（名字）,」、女性の場合は「Ms. （名字）,」とするとよりフォーマルになります。このとき「Mr./Ms.」の後に来るのは名字です。
女性の場合、「Mrs.」や「Miss」は現在あまり使いません。間違えると失礼になるので「Ms.」で統一するのが無難です。
なお。相手の名前が分からない場合には「Dear Sir,」や「Dear Madam,」、名前も性別もわからない場合には「Dear Sir/Madam,」や「To Whom Is May Concern,」とすることも可能です。
社内向けメール
社内の親しい間柄であれば、「Hi」や「Hello」、ファーストネームで大丈夫です。
英語ビジネスメールの結び
英語の手紙やメールでは、日本語の「敬具」や「かしこ」のように、文末に結びの言葉を入れるのが一般的です。
相手との関係やフォーマルさによって変わりますが、ビジネスメールでよく使われるものは以下のとおりです。
- Sincerely
- Regards
- Best Wishes
- Thank you
Sincerely
フォーマルな結びの言葉で、「真心を込めて」といった意味合いです。もっとフォーマルにしたい場合は「Sincerely yours」とすることもあります。
Regards
Sincerelyよりはややカジュアルですが、Regardsもビジネスメールでよく使われる表現です。「敬意をこめて」という意味になり、より敬意を表したいしたい場合は「Best Regards」や「Warm Regards」といった使い方もできます。
Best Wishes
こちらはビジネスメールといっても、同僚など親しい間柄に使われることが多いです。「幸運を祈る」という意味で、ビジネスの成功を祈る際に使います。
Thank you
そのまま「ありがとう」の意味ですが、軽い締めの言葉に使われます。何度かメールのやり取りをし、親しくなっている場合、毎回「Sincerely」や「Regards」を使うのは仰々しく感じられることもあるため、締めの言葉を軽くする場合があります。
なお、結びの言葉の後には、自分の名前をいれましょう。
英語ビジネスメールの練習方法
英語ビジネスメールを練習するには、まず基本フォーマットに当てはめて書いてみましょう。
もし、言い回しなどで正しいか自信がないときは、クオーテーションマークで囲んでGoogle検索してみましょう。正しければ検索結果がヒットします。
たとえば、前述の例文で記載した”I have limited access to my mail.”をGoogle検索してみます。
そうすると、1670件ヒットしますね。正しい英語だと言えます。
あとは、何度も繰り返し、さまざまな場面を想定した文章を書く練習をすることで、ビジネスメールの書き方も身についてきます。
英語のビジネスメールは「難しそう」と感じるかもしれませんが、大事なことは「目的を明確に」「わかりやすい文章で」伝えることです。気の利いた言い回しなどは必要ありません。基本フォーマットに当てはめて、難しい単語や文法を使わず、わかりやすく簡潔に書くことを心がけましょう。
