将来は自社運用にしたい会社のための代行の使い方｜学びながら任せて引き継ぐ
いずれ広告を自社で運用したい会社が、代行を学びの期間として使うための考え方を整理しました。最初に伝えること、引き継ぐものの一覧、任せる範囲を段階的に移す進め方、契約に書いておく項目、引き継ぎの時期の判断をまとめています。
「今は人がいないので任せたい。ただ、いずれは社内で回せるようになりたい」。広告運用の代行を検討するとき、こう考える会社は少なくありません。外に頼み続ける費用が気になる場合もあれば、商品を知っている社内の人が判断できる形にしたい場合もあります。
この希望は、依頼の時点で話しておくかどうかで結果が大きく変わります。何も決めずに任せると、数年たっても社内に何も残らず、引き継ごうとしたときに経緯が分からない、という状態になりがちです。この記事では、引き継ぎを前提に代行を使うときの進め方を、発注する側の視点で整理します。
依頼の最初に「いつ、どこまで」を伝える
自社運用にしたいという希望は、見積もりを取る段階で伝えます。代理店から見ると、長く運用を続ける仕事と、社内に引き継ぐまでの仕事は、進め方も手間も違うからです。説明の資料を作る、打ち合わせで理由を話す、社内の担当者の操作を確認する、といった作業が増えるため、後から頼むと費用や体制の相談が必要になることもあります。
伝えるときは、次の3つをできるだけ具体的にします。
- いつごろ:半年後なのか、2年後なのか。はっきりしなければ「まず1年で見直したい」でもかまいません。
- どこまで:すべてを引き取るのか、日々の運用だけを引き取り、設計の相談は続けるのか。
- 誰が受けるか:社内の担当者は決まっているか。どのくらいの時間を使えそうか。
これに対する代理店の答え方も、判断の材料になります。「引き継ぎは可能です」とだけ言われたら、過去にどのような形で行ったことがあるか、社内の担当者は何をすることになるかを聞いてみてください。
引き継ぐのは操作より判断の材料
引き継ぎと聞くと、管理画面の操作を教わることを思い浮かべるかもしれません。しかし、操作は公式のヘルプや講座でも学べます。社内に残しにくく、失うと困るのは、なぜその設定にしたのか、何を試して何がだめだったのか、という判断の材料です。
| 引き継ぐもの | 中身の例 | 残し方 |
|---|---|---|
| アカウントと権限 | 広告アカウント、計測ツール、タグの管理 | 自社の名義で持ち、管理者を社内に置く |
| 設計の考え方 | 誰に何を届けるか、1件の費用の上限とその根拠 | 文書にして、変更のたびに更新する |
| 計測の仕組み | 何を成果として数えるか、設定の一覧 | 設定の内容と確認の方法を一覧にする |
| 検証の記録 | 試したこと、結果、次に何を決めたか | 月ごとに記録し、社内でも読めるようにする |
| 素材 | 広告の画像や文章、元のデータ | 社内の保管場所に集める |
| 日々の作業 | 毎週見る数字、確認の順番 | 手順書にして、担当者が試しながら直す |
特に検証の記録は、あとからまとめて作ることが難しいものです。最初の月から残してもらうよう頼んでおくと、引き継ぐ時点で慌てずにすみます。
任せる範囲を段階的に移していく
ある日を境にすべてを切り替えると、担当者の負担が急に増え、成果の変化の原因も分かりにくくなります。次のように、少しずつ手を移していく形が現実的です。期間は商材や担当者の時間によって変わるため、依頼先と相談して決めます。
- 同席して読む:定例の打ち合わせに担当者が同席し、レポートの数字を自分で説明できるようにします。
- 考えて提案する:次に何を試すか、社内の担当者も案を出し、代理店と理由を話し合います。
- 一部を自分で動かす:広告文の差し替えなど、影響の小さい作業を担当者が行い、代理店が確認します。
- 主担当を入れ替える:日々の運用を社内で行い、代理店は確認と相談の役に回ります。
- 手を離す:代理店の権限を外します。必要なときだけ相談できる形を残すかどうかも決めます。
大切なのは、需要期を避けて次の段階へ進むことです。北海道の事業会社では、冬や観光シーズンなど忙しい時期がはっきりしている場合が多く、その直前に主担当を替えると、問題が起きても手が回りません。需要が落ち着く時期に切り替えられるよう、逆算して予定を組んでおくと進めやすくなります。
FIG.任せる範囲を段階的に移す
- 同席して読むレポートの数字を自分で説明できるようにする
- 考えて提案する次に何を試すか、担当者も案を出す
- 一部を自分で動かす影響の小さい作業を行い、代理店が確認する
- 主担当を入れ替える代理店は確認と相談の役に回る
- 手を離す代理店の権限を外す
契約に書いておきたいこと
引き継ぎの作業は、通常の運用の範囲に含まれるとは限りません。口約束のままだと、後になって別料金と言われたり、担当者の異動で話が消えたりすることがあります。次の項目を、契約書か、それに添える文書に残しておくと安心です。
- 引き継ぎの作業が料金に含まれるか、別の費用になるか
- 引き継ぐ資料の種類と、それを受け取る時期
- 社内向けの説明の回数と、担当者の質問への対応の範囲
- 引き継ぎの後に相談を続ける場合の料金と契約の形
- 途中で方針を変え、運用を続けてもらう場合の扱い
個別の契約の内容は、必要に応じて専門家にも確認してください。
費用については、引き継ぐ期間は社内の人件費と代行の費用が重なることも見込みます。仮に、担当者が週に数時間を使い、代行の費用もそのまま続くとすれば、一時的には今より負担が増えます。その分を「いつ回収するか」まで含めて、社内で話しておきます。
引き継いでよいかを見極める
予定の時期が来ても、準備が整っていなければ無理に切り替える必要はありません。担当者が次の問いに答えられるかを確かめます。
- 今の成果の数字と、1件の費用の上限を、理由とともに説明できるか
- 成果が落ちたとき、どの数字から確かめるかが分かるか
- 担当者が休むときに、代わりに見られる人がいるか
- 繁忙期にも、毎週の確認時間を取れるか
答えに詰まる項目が多ければ、切り替えを先に延ばすか、一部を任せ続ける形も選べます。全部を引き取ることが目的ではありません。担当者が1人だけの場合は、その人が異動や退職をすると同じ問題に戻るため、手順書と記録を社内で共有し、2人目が読める状態にしておくことが欠かせません。
まとめ
将来の自社運用を目指すなら、代行は「丸投げの相手」ではなく「学びながら任せる期間の相手」として使います。依頼の最初に時期と範囲と受け手を伝え、操作よりも判断の材料を残してもらい、任せる範囲を段階的に移していきます。
引き継ぎの作業と費用は契約の時点で文書に残し、切り替えは需要期を避けて行います。予定の時期が来たら、担当者が数字を説明できるかを確かめて判断してください。自社で持つ部分と、外に頼み続ける部分を分ける結論になっても、それは十分に意味のある形です。
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