AI活用は小さく始める｜1つの業務に絞って進める最初の30日
社内でAIエージェントを使い始めるときに、1つの業務に絞って最初の30日を進める方法をまとめました。最初の業務の選び方、週ごとの進め方、効果の測り方、広げるか直すかやめるかの決め方を、広告や販促の担当者向けに整理しています。
AIエージェント(目的を伝えると、手順を自分で組み立てて複数の作業を続けて進めるAI)を社内で使ってみたい。そう考えたときに、最初につまずきやすいのは「どこから手をつけるか」です。あれもこれも任せられそうに見えるため、いくつもの業務で同時に試し、1か月たっても何が良かったのか分からない、という形になりがちです。
この記事では、広告や販促を担当する人に向けて、AIの活用を1つの業務に絞って始め、最初の30日で何をし、何を見て次を決めるかを整理します。代理店に運用を任せている会社でも、社内に残っている作業に当てはめて読める内容です。なお、AIの機能や料金は製品や時期によって変わるため、ここでは進め方の考え方を扱います。
小さく始めると、何が良くなるのか
小さく始める理由は、慎重だからではありません。結果を読めるようにするためです。3つの業務で同時にAIを使い始めると、作業が楽になった気はしても、どの業務で、何が、どれだけ変わったのかを切り分けられません。うまくいかなかった場合も、原因が道具にあるのか、頼み方にあるのか、業務の選び方にあるのかが分からないままになります。
1つに絞れば、比べる対象がはっきりします。始める前とあとで、同じ業務の同じ数字を見ればよいからです。確認する人の負担も読めます。AIが作ったものは人が確かめてから使うのが前提ですが、業務を広げすぎると確認が追いつかず、確かめないまま使う場面が出てきます。小さく始めることは、確認の手を抜かないための備えでもあります。
もう1つ、社内への説明がしやすくなります。「1つの業務で30日試し、この数字を見て続けるかを決めます」と言えれば、上司も判断しやすくなります。
最初の1つをどう選ぶか
最初の業務は、効果が大きそうなものより、結果を確かめやすいものを選びます。見る点は次の4つです。
| 見る点 | 最初に向いている業務 | 最初は避けたい業務 |
|---|---|---|
| 繰り返しの多さ | 毎週・毎月、同じ形で発生する | 年に数回しか発生しない |
| 良し悪しの基準 | 何が合格かを言葉で説明できる | 人によって評価が分かれる |
| 間違えたときの影響 | 社内で直せば済む | そのまま社外に出て、お客様に届く |
| 渡す情報 | 公開済みの情報や社内の一般的な資料で足りる | 個人情報や取引先の情報が要る |
広告や販促の仕事で言えば、例えば、数字をまとめた報告の下書き、打ち合わせの記録の整理、広告文の案出しなどは、4つの点を満たしやすい業務です。一方、予算をいくら使うかの決定や、お客様に直接届く文面の最終的な仕上げは、最初の1つには向きません。どの業務でも、AIが出したものを人が読んでから使う形にしておきます。
最初の30日の進め方
30日は、4つの週に分けて考えると進めやすくなります。日数は目安で、業務の発生する間隔に合わせて伸び縮みさせてかまいません。
- 1週目:今のやり方を記録する。選んだ業務に、今どれだけの時間がかかり、どんな手戻りが起きているかを書き留めます。あわせて、使う道具の利用規約と、渡してよい情報の範囲を確かめます。
- 2週目:人のやり方と並べて試す。これまでどおり人が作業しながら、同じ内容をAIにも頼み、2つを見比べます。この段階では、AIの出したものを実際の仕事には使いません。
- 3週目:確認つきで実際に使う。AIの出したものを下書きとして使い、決めた人が確かめてから仕上げます。直した箇所と、直すのにかかった時間を記録します。
- 4週目:数字を見て、次を決める。1週目の記録と比べ、続けるか、頼み方を直すか、やめるかを決めます。
2週目を飛ばさないことが大切です。並べて比べる期間があると、AIがどこで間違えやすいかが分かり、3週目に何を重点的に確かめればよいかが見えてきます。頼むときの伝え方も、この週に整えておくと後が楽になります。目的、前提、守ってほしい決まりを書いて渡すと、出てくるものが安定しやすくなります。
FIG.最初の30日を4つの週に分ける
- 1週目今のやり方を記録するかかる時間と手戻りを書き留める
- 2週目人のやり方と並べて試す同じ内容をAIにも頼み、見比べる
- 3週目確認つきで実際に使う決めた人が確かめてから仕上げる
- 4週目数字を見て、次を決める続けるか、直すか、やめるか
効果をどう測るか
効果は、始める前に決めた数字で測ります。あとから都合のよい数字を探すと、判断がぶれるからです。見る数字は多くなくてかまいません。次の3つで足ります。
- かかった時間:頼む時間と確かめる時間を含めた、1回あたりの合計
- 手戻りの回数:直しが必要になった回数と、その中身
- こなせた回数:同じ期間に、その業務を何回こなせたか
例として、仮に週1回の報告の下書きに毎回90分かかっていたとします。AIに下書きを頼み、頼む準備に10分、確認と直しに40分かかったなら、1回あたり40分の短縮です。ただし、確認と直しに80分かかっていれば、ほとんど変わっていません。作る時間だけでなく、確かめる時間まで含めて比べることが要点です。
時間のほかに、浮いた時間で何ができたかも書き留めておきます。広告文の案を比べる回数が増えた、数字を読む時間が取れたといった変化は、時間の短縮そのものより事業に効くことがあります。感想ではなく、回数や本数で残しておくと、社内への説明に使えます。
広げるか、直すか、やめるか
30日たったら、3つのどれかを選びます。
数字が良くなり、確認の負担にも無理がなければ、続けたうえで次の業務を1つ足します。足すのは1つずつです。一度に広げると、最初に絞った意味がなくなります。次の業務も、同じ4つの点で選び、同じ30日の流れで試します。
数字が変わらない、または手戻りが多い場合は、すぐにやめる前に原因を分けて考えます。頼み方があいまいだったのか、渡した資料が足りなかったのか、そもそも業務の選び方が合っていなかったのか。頼み方や資料が原因なら、直したうえで、期間を決めてもう一度試す価値があります。
業務そのものが合っていなかった場合は、その業務では使わないと決めます。やめることは失敗ではありません。向かない業務が1つ分かったことは、次の業務を選ぶときの材料になります。試した内容と結果を短く記録に残しておくと、あとから同じことを繰り返さずに済みます。
代理店に広告運用を任せている会社は、この結果を定例の場で共有しておくと、社内でどこまでできるようになったかが伝わり、役割分担を見直すきっかけになります。
まとめ
AIの活用は、1つの業務に絞って始めると、結果を読みやすくなります。最初の1つは、繰り返しが多く、良し悪しの基準を説明でき、間違えても社内で直せて、渡す情報に心配が少ない業務から選びます。
30日の流れは、今のやり方の記録、人のやり方と並べた試し、確認つきでの利用、数字を見た判断の4つです。効果は、確かめる時間まで含めた合計の時間、手戻りの回数、こなせた回数で測ります。そのうえで、続けて1つ足すか、頼み方を直すか、やめるかを決めます。小さく始めて、数字を見てから広げる。この順番を守ることが、AIを仕事に根づかせる近道です。
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