代理店との月1回の定例会を意味のある場にする｜議題の型・決めること・宿題
広告運用を代理店に任せている会社に向けて、月1回の定例会を報告を聞くだけの場で終わらせない進め方を整理しました。議題の型、会の前後に自社がやること、その場で決めること、次回までの宿題の残し方をまとめています。
広告運用を代理店に任せると、多くの場合、月に1回ほどの定例会(決まった間隔で開く打ち合わせ)が設けられます。代理店がレポートを説明し、発注する側が質問をして、1時間ほどで終わる。形としては整っていても、終わってみると「結局、何が決まったのか」がはっきりしないことは珍しくありません。
定例会は、任せている運用と自社の事業をつなぐほぼ唯一の場です。ここで決めることが曖昧なままだと、代理店は自社の判断を待ち、自社は代理店の提案を待つ、という状態が続きます。この記事では、発注する側の担当者が定例会を意味のある場にするために、議題の型、会の前後にやること、次回までの宿題の残し方を整理します。
定例会が「報告を聞くだけ」になる理由
定例会が報告会で終わってしまう理由は、大きく3つあります。
- 目的が決まっていない:何のために集まるのかが共有されていないと、毎回「先月の数字の説明」から始まり、そのまま時間が過ぎます。
- 自社が準備をしていない:レポートを会の場で初めて開くと、その場で数字を理解するだけで精一杯になり、判断まで進めません。
- 決めたことが残らない:話し合ったことが記録されず、翌月には同じ話題をもう一度話すことになります。
どれも代理店だけの問題ではなく、発注する側の準備と進め方で変えられる部分が大きいものです。逆に言えば、自社の担当者が少し手間をかけるだけで、定例会の中身はかなり変わります。
定例会の目的は「決めること」を決めること
定例会でいちばん大切なのは、数字を知ることではなく、次の1か月で何をするかを決めることです。数字の説明は、決めるための材料にすぎません。
決めることは、おおむね次のような種類に分かれます。
- 続けるもの、止めるもの、増やすもの(配信や広告の案、予算の配分)
- 次に試すこと(何を比べて、何が分かったら判断するか)
- 自社側で用意するもの(商品の情報、写真、ページの手直し、受付の体制)
- 次回までに確かめること(計測の確認、問い合わせの中身の聞き取りなど)
会の冒頭で「今日はこの2つを決めたい」と一言添えるだけでも、話の進み方は変わります。決めることが無い月は、無理に何かを変える必要はありません。その場合も「今月は変えずに続ける」と決めたことを確かめておくと、判断を先送りにしたのか、判断して続けているのかの区別がつきます。
議題の型を固定する
毎回の議題の順番を固定しておくと、準備がしやすくなり、話し漏れも減ります。型の一例を挙げます。
| 順番 | 議題 | 確かめたいこと |
|---|---|---|
| 1 | 前回の宿題の確認 | 決めたことが実行されたか、結果はどうだったか |
| 2 | 成果と費用の要点 | 目標に対してどうだったか、大きく動いた所はどこか |
| 3 | 動いた理由の説明 | 何が原因と考えられるか、推測と事実が分けられているか |
| 4 | 次の打ち手の提案 | 何を試すか、どうなったら判断するか、費用はどうなるか |
| 5 | 自社からの共有 | 新商品、在庫、繁忙期、問い合わせの中身など、事業側の変化 |
| 6 | 決めたことと宿題の読み上げ | 誰が、何を、いつまでに行うか |
この型で特に見落とされやすいのは、1番目の「前回の宿題の確認」と、5番目の「自社からの共有」です。前回決めたことの結果を確かめずに新しい提案に進むと、試したことが積み上がりません。また、代理店は管理画面の数字は見えても、店頭の様子や営業の手応え、問い合わせの質は見えません。こうした事業側の情報は、自社から伝えて初めて運用に活かされます。
議題の型は、契約の最初の頃に代理店と相談して決めておくと進めやすくなります。代理店の側にも決まった進め方があることが多いので、自社の希望を伝えたうえで、すり合わせておくと安心です。
FIG.定例会の議題の型
- 前回の宿題の確認決めたことが実行されたか、結果はどうだったか
- 成果と費用の要点目標に対してどうだったか
- 動いた理由の説明推測と事実が分けられているか
- 次の打ち手の提案何を試すか、どうなったら判断するか
- 自社からの共有新商品、在庫、繁忙期、問い合わせの中身
- 決めたことと宿題の読み上げ誰が、何を、いつまでに
会の前と後に自社がやること
定例会の中身は、会の前の準備と、会の後の確認でほぼ決まります。自社の担当者がやることを順番に並べると、次のようになります。
- レポートを事前に受け取る:会の数日前までにもらえるよう、契約の初めに頼んでおく。
- 質問を書き出す:分からない数字、大きく動いた所、気になった広告を2〜3点に絞って書く。
- 社内の情報を集める:営業や店舗、受付の担当者に、問い合わせの中身や反応の変化を聞いておく。
- 決めたいことを伝えておく:質問と決めたいことを、会の前に代理店へ送っておく。
- 会の最後に読み上げる:決めたことと宿題を、その場で全員で確かめる。
- 記録を共有する:決めたことと宿題を短くまとめ、会の後に両者で同じものを持つ。
質問を事前に送っておくと、代理店も答えを準備できるため、その場で「調べて後日お返しします」となる回数が減ります。社内の情報を集めるのは手間がかかりますが、定例会で代理店に渡せるいちばん価値のある材料の一つです。
宿題と記録の残し方
定例会の記録は、長い議事録である必要はありません。残したいのは、決めたこと、宿題、その理由の3つです。宿題は「誰が、何を、いつまでに」の形で書き、自社側の宿題も同じように残します。代理店の宿題だけを並べると、自社の対応が遅れたときに運用が止まっている理由が見えにくくなるためです。
記録は、月ごとに同じ場所へ積み重ねておくと役に立ちます。半年ほどたったときに、何を試して、何が分かり、何を決めてきたかを振り返れるからです。担当者が替わったときや、代理店を見直すときにも、この記録が判断の材料になります。
また、記録を見返すと、同じ宿題が何度も持ち越されていないかにも気づけます。持ち越しが続いている場合は、宿題の中身が大きすぎるか、担当がはっきりしていないことが多いので、次の定例会で分け方や担当を決め直します。
まとめ
月1回の定例会を意味のある場にするには、数字を聞く場ではなく、次の1か月で何をするかを決める場として位置づけることが出発点になります。
- 議題の順番を固定し、前回の宿題の確認から始めて、決めたことと宿題の読み上げで終える。
- レポートは事前に受け取り、質問と決めたいことを会の前に伝えておく。
- 営業や店舗から集めた事業側の情報を、自社から共有する。
- 決めたこと、宿題、その理由を短く記録し、両者で同じものを持つ。
定例会の進め方は、自社の担当者の準備によって大きく変わります。まずは次回の定例会の前に、質問と決めたいことを2〜3点書き出して送るところから始めてみてください。
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