社内でAIエージェントを使い始めるときの体制づくり｜任せる作業・確認役・情報のルール

広告の代行先を探すなかで、「自社でもAIを使ってみよう」という話が社内で持ち上がることがあります。広告文の案出しや、月次の数字のまとめ、競合の広告の下調べなど、試してみたくなる作業はいくつも思い浮かびます。

ところが、担当者が個人の判断で使い始めると、しばらくしてから困りごとが出てきます。誰が何に使っているのか分からない、出てきた文章をそのまま使ってよいのか判断がつかない、社外に出してはいけない情報を入力していないか心配になる、といったことです。道具そのものより、使い方の決まりがないことが原因になっている場合が多いのです。

この記事では、社内でAIエージェントを使い始めるときに、先に決めておきたい3つのこと(任せる作業、確認する人、情報の扱い)と、始めるまでの手順を整理します。特定の製品の使い方ではなく、どの会社でも考えておきたい体制の話に絞ります。

全社で一斉に始めないほうがよい理由

AIエージェントは、目的を渡すと手順を自分で分けて、いくつかの作業を続けて進めようとする仕組みです。便利な反面、途中の工程を人が見ないまま結果だけが出てくるため、どこで間違えたのかが分かりにくいという性質があります。

そのため、最初から全部署で使い始めると、うまくいかなかったときに原因を切り分けられません。作業の選び方が悪かったのか、渡した情報が足りなかったのか、確認が甘かったのか。混ざってしまうと、次にどう直せばよいかが見えなくなります。

始めるときは、1つの部署、数人の担当者、2〜3種類の作業に絞るのが現実的です。小さな範囲で決まりを作り、うまく回ることを確かめてから広げます。遠回りに見えますが、決まりを後から作り直すより手間はかかりません。

任せる作業の選び方

AIに向く作業と向かない作業は、作業の性質でおおよそ分けられます。執筆時点での一般的な傾向として整理したものです。技術の進み方で変わる部分もあるため、試しながら見直してください。

表は横にスクロールできます →

最初に選ぶなら、表の上のほう、つまり「間違っていても社内で気づけて、直すのが簡単な作業」がよいでしょう。案出しや要約は、出てきたものを人が読んで選ぶ前提なので、失敗しても損が小さくて済みます。

反対に、事実を調べる作業には注意が要ります。AIは、もっともらしいけれど事実と違う内容を出すことがあり、これはハルシネーションと呼ばれます。仕様や制度のように変わりやすい情報は、公式情報で確かめる手順をセットにしておいてください。

確認役を決める

AIが作ったものを誰が見るのかを、作業ごとに決めておきます。「使った人が見る」だけでは、忙しいときに確認が抜けがちです。社外に出るものほど、作った人とは別の人が見る形にしておくと安心です。

確認するときの観点は、次の3つに分けておくと抜けが減ります。

• 事実:数字、固有名詞、制度や仕様の説明が正しいか
• 表現:業種ごとの表現のルールや媒体の審査基準に触れていないか、自社のブランドとして使ってよい言葉か
• 情報:社外に出してはいけない情報や、他者の権利に関わる内容が混ざっていないか

確認役は、詳しい人である必要はありません。大切なのは、見る観点と、迷ったときに誰へ相談するかが決まっていることです。表現のルールや法令に関わる判断は、最終的には専門家や媒体の審査基準の確認を前提にしてください。

情報の持ち出しルールを作る

AIのサービスの多くは、社外のサーバーで動いています。入力した内容がどう保存され、どう扱われるかはサービスや契約の種類、設定によって違います。仕様は変わることもあるため、利用規約と設定を確認し、社内の情報管理の担当者にも見てもらってください。

そのうえで、入力してよい情報を段階に分けておくと、現場で迷いにくくなります。たとえば、公開済みの情報は入力してよい、社内の数字は会社で認めたサービスと設定の範囲でだけ入力する、お客様の個人情報や取引先から預かった情報は入力しない、といった分け方です。

もうひとつ気をつけたいのが、会社が把握していないところで個人のアカウントを業務に使う状態です。シャドーAIと呼ばれることがあります。禁止するだけでは隠れて使われやすいため、使ってよいサービスを示し、相談できる窓口を用意するほうが実態をつかみやすくなります。

始めるまでの手順

ここまでの内容を、始めるまでの流れにすると次のようになります。

1. 試す部署と担当者を決める(数人から始める)
2. 任せる作業を2〜3種類に絞る(間違いに気づきやすく、直しやすい作業から)
3. 使うサービスを決め、利用規約と設定を確認する
4. 入力してよい情報と、入力しない情報を決める
5. 作業ごとに確認役と、確認する観点を決める
6. 期間を区切って試し、うまくいったこと・困ったことを記録する
7. 記録をもとに決まりを直し、対象の作業や部署を広げるか判断する

決まりは1枚の紙に収まる程度で十分です。最初から細かく作り込むより、試した結果を見ながら足していくほうが、現場の実態に合ったものになります。

FIG.社内でAIエージェントを使い始めるまでの手順

1. 試す部署と担当者を決める数人から始める
2. 任せる作業を絞る間違いに気づきやすく、直しやすい作業から
3. 使うサービスを決める利用規約と設定を確認する
4. 入力してよい情報を決める
5. 確認役と観点を決める事実・表現・情報
6. 期間を区切って試すうまくいったこと・困ったことを記録する

決まりを直して広げる

まとめ

社内でAIエージェントを使い始めるときに困りごとが出る原因は、道具の性能より、使い方の決まりがないことにある場合が多いものです。小さな範囲で始め、決まりを作ってから広げるのが近道です。

先に決めておきたいのは、任せる作業、確認する人と観点、入力してよい情報の3つです。作業は、間違いに気づきやすく直しやすいものから選び、社外に出るものほど作った人とは別の人が確認する形にします。

この決まりは、広告の代行先と話すときにも役に立ちます。自社で線引きを持っていれば、相手がAIをどう使い、どう確認しているのかを聞いたときに、自社の考えと合うかどうかを判断しやすくなります。

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